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La digitalización de papeles permite al usuario un total control de sus archivos, dándole el orden, seguridad y confidencialidad que protege lo más importante de su negocio: su información.

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1. ¿Qué es Archivo Digital de Documentos?

Una empresa multidisciplinaria de servicios de archivo digital y físico de documentos, tendiente a facilitar el almacenamiento y el orden del archivo activo y pasivo necesario, mediante un soporte informático y legal.

2. ¿Se trata de un servicio o de un sistema (software)?

ADD es una empresa de SERVICIOS que utiliza un original sistema que combina la más amplia tecnología con las herramientas propias de la archivística, con el valor agregado del soporte legal. No es necesario contar con un software, lo que hace que el servicio sea más fácil de utilizar y más económico.  Sin embargo, comprendiendo las necesidades de nuestros clientes, distribuimos y damos soportes a uno de los softwares más importantes del mundo en gestión documental, Dokmee.

3. ¿ADD suministra un software de gestión documental (DMS) en caso que el cliente lo requiera?

Sí, ADD es Distribuidor Exclusivo Autorizado de DOKMEE para Costa Rica, siendo éste uno de los más importantes software para la Administración de Documentos a nivel mundial. Si el cliente lo desea y considera necesario para su gestión diaria, en Dokmee encontrará la solución ideal para los archivos que se centralizan en un ambiente electrónicamente accesible para los usuarios de múltiple acceso, dando máximo control, seguridad y accesibilidad con grandes ventajas tales como clientes de web, OCR, control de usuarios, recordatorios de tareas, búsquedas múltiples, y a una fracción del coste de otros productos tales como Alchemy y LaserFiche.

4. ¿Cuál es el mercado meta de este servicio?

Toda persona física y jurídica (empresas) que requieran conservar archivos de papales o documentos físicos y/o electrónicos.

5. ¿Cuáles son las ventajas de de la digitalización con relación al archivo físico de documentos?

• Seguridad: la seguridad ofrecida en empresas con archivos físicos de documentos se limita a cámaras de vigilancia, alarmas, oficiales de seguridad humana, imposibilidad de reclamo real por documentos extraviados, y control de acceso de personas a los archivos. Sin embargo, ninguna de estas opciones es 100% infalible, porque todas dependen y están expuestas al error humano. Por su parte, el sistema de servicios de ADD permite al cliente un total control de su documentación, y en caso de extravío o pérdida se cuenta con respaldos que permitirán al cliente la recuperación inmediata de sus documentos.

• Facilidad y rapidez de acceso a la información: debido al sistema que utiliza ADD para digitalizar los documentos, los mismos pueden ser localizados en segundos y desde su propia oficina, eliminando así el desperdicio de tiempo y dinero, debido a que no será necesario el traslado físico de personal a las bodegas de archivos (eliminando los riesgos lógicos, el tiempo no productivo y la emisión de documentos legales de autorización y acceso). Adicionalmente, esta facilidad incrementará la productividad y el servicio al cliente, porque el rápido acceso permitirá dar respuestas inmediatas a las necesidades del negocio.

• Orden y ahorro de espacio: la digitalización e indexación documental permite organizar automáticamente los archivos en la propia computadora del usuario, y al ser archivos digitales se recupera el espacio útil del lugar de trabajo.

6. ¿En qué reside la ventaja empresarial de contratar a ADD en lugar de almacenar directamente la documentación en la empresa o en digitalizar internamente?

El costo de tener trabajadores destinados al archivo, vigilancia, mantenimiento y soporte técnico de los archivos físicos del negocio se traslada por un costo mucho menor a ADD, obteniendo adicionalmente ventajas comerciales, operativas, legales, y laborales que no se producen mediante el almacenamiento físico en su empresa o en otras empresas que dan el servicio de guardar documentos.  La tecnología utilizada por ADD en su División de Custodía y Administración permite un control permanente de inventarios y una ubicación inmediata de la documentación física.

La inversión requerida para digitalizar internamente en una empresa será comparativamente muy superior al contratar los servicios de ADD, porque debe invertirse en equipos, personal, mantenimiento, seguridad, supervisión y logística.

Por ejemplo, para digitalizar 1.000.000 de imágenes en el mismo período de tiempo que ADD, el cliente tendría que invertir 8 veces más que lo que le costaría hacerlo con nuestra empresa.

7. ¿Cómo se garantiza la seguridad de la documentación electrónica?

El acceso a la documentación digitalizada puede ser limitado mediante claves de acceso, y en caso de extravío se cuenta con respaldos (backup).  En caso de adquirirse nuestro software de gestión documental, el usuario contará con encriptación de su información y con una auditoría permanente que le permite limitar las herramientas de acceso y controlar quién ha accedido a sus archivos.

8. ¿Es posible que la información sea accesada por un hacker en los servidores de ADD?

No, porque los equipos que se utilizan para almacenar los documentos no tienen acceso a internet. Internamente se cuenta con claves de acceso e encriptación para mayor seguridad.

9. ¿Qué otros servicios suministra ADD?

Además de los servicios de digitalización e indexación de documentos, ADD brinda el servicio de custodia y administración de documentos físicos, venta de cajas tipo archivo, destrucción de documentos mediante autorización escrita del cliente, planoteca, venta e implemantación de software de gestión documental, hosting de información digitalizada con acceso online, y la asesoría general en archivística.

10. ¿Se pueden buscar frases o palabras dentro del documento digital?

Sí, porque el traslado digital se realiza mediante programas que permiten la búsqueda de los mismos.

11. ¿Deben conservarse los documentos físicos?

En algunos casos sí. Existen documentos que por su naturaleza no pueden ser destruidos pues deben ser usados en situaciones legales que imperativamente exigen el original, como los son los títulos valores (letras de cambio, pagarés, cheques sin fondos, facturas para ejecución judicial, acciones societarias). En estos casos, se recomienda al cliente conservar este tipo de documentos en sistemas de archivo controlados, para lo cual ADD brinda un servicio de custodia y administración documental bajo los más altos estándares de calidad, seguridad y tecnología.

12. ¿Qué sucede en caso de pérdida o destrucción de la información digitalizada?

La información extraviada pueden ser restituida por ADD o mediante el respaldo que puede hacer el mismo usuario, por lo que el contenido no se perderá.

13. ¿Por cuánto tiempo se conserva la información digitalizada?

Por el tipo de tecnología utilizada, y por poder conservarse la misma en servidores y discos compactos, la información se mantendrá intacta en el tanto se le dé mantenimiento a los equipos y mientras se conserven adecuadamente los discos compactos. La vida útil de un disco compacto es de aproximadamente 15 años, plazo muy superior al período de almacenamiento legal exigido. Si el cliente quisiera conservar la documentación almacenada por más tiempo, simplemente debe trasladar la información de un disco a otro, o de un servidor a otro, cada cierto período.

14. ¿Cuánto tiempo demora acceder a un documento almacenado?

Los documentos digitales son localizables en segundos, lo que mejorará la productividad de su negocio y el servicio al cliente.  En cuanto a la documentación física en custodia, nuestros sistemas de control y tecnología diferenciada permiten una ubicación inmediata de cajas y carpetas, lo que asegura al cliente una gestión efectiva de sus archivos.

15. ¿Los servicios de ADD son "tributables"?

Totalmente. El costo de nuestros servicios es un gasto necesario de cualquier negocio, por lo que es deducible.

16. ¿Cómo se transportan los archivos físicos a ADD?

El transporte de los archivos físicos del cliente a nuestras instalaciones es suministrado por ADD mediante un proceso seguro y controlado.

17. ¿Existe la posibilidad de acceder a distancia a la información digitalizada?

Adicionalmente, si el cliente así lo requiere, ADD puede darle un servicio de hosting de gestión documental online, mediante claves de acceso y seguridad, en servidores dedicados para tales efectos.

18. Una vez almacenada la información, ¿qué se le entrega al cliente?

El cliente recibirá un disco compacto con la documentación almacenada o se le transferirá los archivos digitales directamente a sus servidores o discos duros, a criterio del cliente. ADD mantendrá bitácoras codificadas para cada trabajo de digitalización realizado, con el fin de identificarlo internamente. Adicionalmente, se le reintegrará la documentación física, salvo que el cliente contrate el servicio de destrucción de documentos.

19. ¿Quién tiene acceso a la información digitalizada?

Únicamente las personas autorizadas por el cliente mediante el acceso que el mismo permita dentro de sus computadoras y servidores, y la gerencia de ADD a los servidores de almacenamiento para respaldo (el personal de ADD solo tendrá acceso a la información durante el proceso de digitalización, lo que le impide tener amplio acceso al contenido de los mismos). El momento de contratarse el servicio, se establece una cláusula de confidencialidad que protege al cliente del manejo de la información digitalizada.

20. ¿Puede adulterarse la información digitalizada por ADD?

No, porque la documentación se digitaliza en archivos no modificables. Sin embargo, si la información es impresa o copiada en imágenes podría ser alterada, al igual que en los documentos físicos originales, pero el archivo digital original se mantendrá invariable. Debido a esto, ADD solamente certifica la legalidad de los documentos almacenados en nuestros servidores.

21. ¿ADD conserva un backup o respaldo de la documentación digitalizada?

Sí, con el fin de dar la garantía y soporte legal de los documentos digitalizados. Si el cliente no desea que ADD conserve respaldo, al momento de entregar la documentación digitalizada al cliente borrará los archivos de sus servidores, pero en este caso ADD no certificará la información en poder del cliente en caso de ser requerido, porque no pueda garantizar que se trate de los mismos archivos.

22. ¿El servicio de escaneo es mensual o puede ser ocasional?

Puede ser mensual u ocasional, y no tenemos un mínimo de digitalización, por lo que si el cliente solo necesita escanear 50 imágenes, con gusto le daremos el servicio en nuestras instalaciones.

23. ¿Qué los diferencia de la competencia?

La gama de servicios de ADD representa una solución integral y efectiva a las necesidades de archivo total de cualquier negocio o actividad, siendo la única empresa que cuenta con todos los elementos y herramientas necesarias para solventar las necesidades de todos los clientes. Nuestros servicios constituyen una herramienta de control, administración y organización de archivos físicos y digitales, lo que le permite a los clientes solventar sus necesidades de archivo con la seguridad y confianza de que su documentación e información está siendo custodiada, administrada y gestionada con la más alta tecnología y con parámetros controlados, probados y garantizados. 

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Teléfono: 2280- 0606 | Fax : 2283- 4128 | Email:info@ADDarchive.com
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